Cara Memimpin Tim Menuju Keputusan Efektif Dalam 15 Menit Atau Kurang

Tim bisnis secara teratur harus membuat perubahan cepat dalam taktik dan strategi. Mereka harus menyesuaikan diri dengan kondisi dan persaingan baru. Begitu juga dengan tim olahraga.

Mungkin perubahan cepat klasik yang dihadapi tim yang bermain di lapangan rumput atau lapangan keras adalah apa yang terjadi saat turun minum. Baik itu sepak bola, sepak bola, atau bola basket, jumlah cerita di mana adaptasi tengah yang cekatan mengubah arus sangat banyak.

Sementara banyak rapat tim dapat menyebabkan penundaan, paruh waktu sangat singkat. Tidak ada waktu untuk menyiapkan retret perencanaan strategis yang kemudian memakan waktu satu hari penuh. Anda mungkin memiliki 15 menit untuk menyelamatkan satu musim. Seperempat jam itu saja bisa menjadi tujuan yang layak ketika melihat kemampuan tim mana pun untuk membuat keputusan yang tepat, bahkan dalam pengaturan yang tidak melibatkan bola atau gemuruh penonton.

Pemimpin vs Tim

Ada kecenderungan pemimpin tim, baik itu pelatih atau CEO, menilai situasi sendirian dan kemudian membuat penyesuaian. Itu mungkin formasi baru, pergantian pemain, atau sejenisnya. Ada kesamaan yang jelas dengan tim di perusahaan perangkat lunak atau perusahaan manufaktur.

Berada di kursi panas itu seharusnya menjadi alasan mengapa bos mendapatkan gaji sebesar itu. Namun, pendekatan top-down ini berarti bahwa orang-orang berpengetahuan lainnya dalam tim direduksi menjadi saksi daripada kolaborator. Itu mungkin para pemain, asisten pelatih, atau mungkin manajer peralatan yang berdiri di sudut. Berhati-hatilah untuk berpikir bahwa pria berjas lebih pintar tentang pekerjaan yang ada daripada mereka yang memakai cleat dan celana pendek — atau sepatu bot kerja dan baju terusan.

Kenyataannya adalah kebijaksanaan orang banyak dapat mengungguli individu terpintar di ruangan—dan melakukannya lebih cepat dengan lebih banyak dukungan. Lagi pula, para pemain tim pasti memiliki banyak pengalaman dan pengetahuan agregat yang tidak dimiliki oleh pelatih kepala.

Tapi bagaimana Anda menyaring kearifan kolektif dari sebuah kelompok agar ide dan solusi terbaik bisa segera ditindaklanjuti? Berikut adalah beberapa latihan tim kolaboratif yang diambil dari praktik fasilitasi pertemuan yang efektif. Mereka digunakan untuk memanfaatkan pengetahuan tim secara efektif dalam waktu yang lebih singkat daripada menghabiskan semua irisan jeruk saat turun minum.

Berkolaborasi Dengan Tim

Sebagai arahan keseluruhan, carilah cara untuk membawa keahlian seluruh tim daripada melakukannya sendiri sebagai figur eksekutif. Ya, reorganisasi paruh waktu tidak memakan banyak waktu, tetapi masih memberikan ruang bernapas yang cukup untuk menghadirkan suara dan keahlian lain. Dan, sebagai perbandingan, dengan pertemuan bisnis selama berjam-jam, tiba-tiba tampak ada banyak waktu untuk mengerjakan input orang lain.

Saatnya Bercermin

Benar bahwa pertemuan paruh waktu hanya menyediakan beberapa menit untuk menilai apa yang terjadi dan kemudian bereaksi. Namun, jika Anda memberi orang waktu sesedikit 60 detik, itu dapat memberikan keuntungan nyata daripada menuntut jawaban segera dan melanjutkan. Memberi waktu kepada anggota tim untuk berpikir adalah naluri yang sulit bagi manajer ketika rapat lebih diarahkan untuk tindakan angkat bicara langsung daripada refleksi. Coba ajukan pertanyaan dan kemudian beri tahu orang-orang untuk berpikir dengan tenang untuk waktu yang singkat sebelum kemudian meminta ide dan jawaban.

Berpasangan

Seringkali ketika seorang pemimpin mencoba untuk mendapatkan umpan balik dari semua orang, itu hanya berarti berkeliling meja, satu per satu. Mudah-mudahan setiap orang mendapat kesempatan untuk berbicara untuk jumlah waktu yang adil, tetapi kenyataannya jarang terjadi. Dan membiarkan masing-masing pemain di skuad Piala Dunia berbicara selama 30 detik akan menghabiskan waktu di babak pertama sebelum ada yang bisa mensintesis pemikiran itu. Mendapatkan umpan balik dari para pemain di daftar NFL yang lebih besar akan memakan waktu dua kali lebih lama.

Alih-alih, gandakan jumlah diskusi dan pemikiran yang dapat terjadi dengan pemrosesan paralel. Ada beragam riff dalam metode yang disebut Think-Pair-Share, tetapi pada dasarnya, Anda akan meminta setiap pemain untuk memikirkan taktik yang baik untuk diubah; ini mungkin membutuhkan waktu sebentar. Kemudian orang berpasangan dan dengan cepat membicarakan ide mereka untuk menghasilkan ide yang paling mereka sukai dan setujui; ini bisa sesingkat dua menit. Itu disaring kembali ke grup lengkap untuk diputuskan. Teknik fasilitasi yang biasa digunakan yang membawa banyak suara ini dapat dilakukan dalam waktu yang seharusnya membutuhkan dua atau tiga orang untuk mengoceh tentang pemikiran mereka sendiri dalam lingkaran besar.

Berikan Bimbingan

Jika seorang pemimpin meminta anggota tim untuk memberikan masukan, sering kali akan terburu-buru dan tidak fokus dengan sedikit waktu untuk mempersiapkannya. Pertemuan dimulai dan pemimpin bertanya, “Bagaimana menurutmu?” Saat ini bertemu dengan pandangan kosong, pemimpin percaya meminta tim tidak membantu.

Orang-orang akan memberikan umpan balik yang berharga, tetapi hasilnya akan lebih baik dengan beberapa persiapan. Pertama, tanamkan dalam tim bahwa Anda benar-benar menginginkan ide; membangun pola itu selama beberapa pertemuan. Kemudian luangkan waktu untuk mengumpulkan ide dan menetapkan ekspektasi sebelum pertandingan—atau sebelum rapat penjualan triwulanan—daripada hanya meminta pemikiran tanpa persiapan saat waktunya genting.

Juga, sementara pemikiran langit biru baik-baik saja di mana Anda terbuka untuk segala kemungkinan, memberi orang jalur untuk berpikir dapat bermanfaat dengan waktu yang terbatas. Jadi daripada pendekatan yang sangat terbuka seperti, “Apa yang harus kita lakukan?” ajukan pertanyaan yang lebih tajam seperti: Apa kelemahan pertahanan mereka? Bagaimana mereka mengeksploitasi formasi kita? Apa satu tweak yang bisa kita buat dengan dampak paling besar?

Cukup memberikan saran kepada tim tentang apa yang harus dipertimbangkan sudah sangat membantu, tetapi Anda juga dapat memberikan lembar contekan di mana mereka dapat benar-benar menuliskan ide dan mempersiapkan diri di rapat. Orang tidak pandai menyulap banyak ide di kepala mereka sekaligus. Bayangkan, misalnya, para pemain di bangku membuat catatan terfokus dan membicarakan strategi dengan harapan bahwa ide-ide mereka akan memengaruhi hasil akhir selama pertemuan turun minum daripada secara pasif menonton pertandingan berlangsung.

Visualisasikan Informasi

Apakah Anda cenderung melihat banyak koleksi catatan tempel di ruang ganti hari ini? Biasanya, tidak. Tapi itu adalah teknik fasilitasi yang mudah yang membantu tim dengan cepat memahami masalah rumit dan memutuskan hasilnya. Ada banyak pendekatan berbeda untuk ini, tetapi setiap anggota tim dapat diminta untuk memberikan saran pada catatan tempel dan menempelkannya di dinding. Catatan tersebut kemudian dikelompokkan ke dalam kategori. Prosesnya memberikan wawasan yang sangat cepat dan berharga tentang apa yang dipikirkan semua orang dan menghemat banyak waktu percakapan yang sebenarnya tidak perlu.

Jika pelatih kemudian membuat keputusan eksekutif berdasarkan visualisasi kolaboratif ini, mungkin masih ada lebih banyak dukungan dan kohesi di dalam ruang ganti, mengetahui bahwa setidaknya semua orang telah didengar.

Konsensus dan Multi-suara

Terutama ketika waktunya singkat, kelompok menggunakan pemungutan suara cepat untuk memilih jalan. Haruskah kita melakukan X atau Y? Satu menang dan yang lain kalah. Alih-alih pilihan biner, mungkin masuk akal untuk menggunakan multi-voting atau berbagai pendekatan berbasis konsensus untuk menemukan solusi yang benar-benar mencerminkan kelompok penuh daripada yang berasal dari proses naik atau turun yang sederhana. Itu mungkin berarti ada empat opsi dan setiap orang mendapat dua suara. Atau itu mungkin berarti bahwa mereka yang berada di kubu minoritas memiliki kesempatan untuk mengusulkan alternatif yang akan memenangkan suara mereka daripada dikucilkan sepenuhnya.

Untungnya, sebagian besar tim tidak perlu memadatkan perubahan penting menjadi jeda iklan selama 15 menit. Tetapi kemampuan membuat keputusan yang baik dengan cepat adalah pengubah permainan bagi organisasi mana pun. Dan bahkan menambahkan satu pun dari taktik ini bisa menjadi langkah kemenangan bagi tim Anda.